Será que tem jeito? Será possível que possamos sair de uma reunião cujo
maior fruto não tenha sido a marcação de outra reunião? Como fazê-las ser mais
produtivas? Como não perder o foco e termos resultados melhores? Quero
partilhar alguns pensamentos nesta linha.
Para começar, é preciso clarear alguns conceitos. Eu parto do princípio
que há diferenças entre reuniões, formações e encontros. Encontro é aquilo que,
por exemplo, seu grupo de jovens faz toda semana ou toda a quinzena. Nele pode
haver aspectos de reunião e aspectos de formação. Formações são encontros com
temáticas específicas, para aprofundamento, debate e estudo. Pode ou não ser
com um grupo que já caminha junto.
As reuniões em si tem um caráter prático, de discussões, encaminhamentos,
deliberações. Ou deveriam ter este caráter. Não podemos abrir mão delas porque
são espaços de aprendizado democrático, pastoral e de vivência de alguns
aspectos da nossa identidade. No entanto, elas não precisam sugar nossas
energias a ponto de nos tornarmos burocratas pastorais.
Se as reuniões existem é porque algo deve ser discutido, encaminhado ou
decidido, conforme já foi colocado. E, se assim o é, reuniões extraordinárias
são exatamente para estas situações em que elas são indispensáveis. Quando um
telefonema, uma troca de mensagens eletrônicas ou mesmo uma visita puder
resolver a questão, utilize estas formas. São mais rápidas e práticas.
Se não há problema a ser discutido, solução a ser encaminhada ou decisão
a ser tomada, as reuniões, mesmo ordinárias, não são tão necessárias assim. Se
ela não tiver um caráter de partilha, é dispensável. Quando for marcar uma
reunião, há de se ter problemas concretos para se discutir e se resolver.
Afinal, ninguém se organiza pra nada!
Que a pauta da reunião seja conhecida por todos e de forma antecipada.
Assim os participantes podem se preparar e pensar nos passos para encaminhar as
soluções dos problemas. Resolver um problema que aparece de repente, sem uma
reflexão prévia pode ser arriscado.
Quando as pessoas discutem juntas e juntas acham uma solução, fica mais
fácil distribuir responsabilidades. O que é deliberado por todos, deve ser
assumido por todos. Quando há comprometimento na discussão e na divisão das
tarefas, há maior chance do encaminhamento ser bem sucedido.
Lembre-se que na Pastoral da Juventude, nossas ações e atividades estão
dentro de um processo pastoral. Isto significa que o que se faz e o que se
decide tem um encaminhamento dentro de algo maior. Tenha isso bem claro para
você e ajude os outros que se apresentarem confusos ou distraídos. Cada decisão
é importante para se ajudar no caminho aonde se quer chegar.
Relógio. Tempo cronológico. Ao pensar na pauta, é preciso bom senso para
fixar o tempo previsto para cada assunto. Se há cinco pontos a serem discutidos
e uma e meia de reunião, é arriscado que um tema só leve mais de uma hora. Por
isso, evite a dispersão. Ela cria desânimo nos participantes ao verem que o
tempo investido naquela reunião não rendeu.
Se a reunião tem um tema específico, não há necessidade de que se chame
gente que não tem ligação direta àquela temática. Pense, por exemplo, que houve
uma reunião para tratar do problema de intrigas entre fulano e beltrano. A
convocação da Siclana não é necessária, porque ela nem sabe da tal história.
Pontualidade. Sabemos que por vezes o trânsito, o transporte coletivo,
as eventualidades podem atrapalhar que se chegue na hora marcada. Há em alguns
lugares a cultura de se marcar uma reunião com um tempo de antecedência para
seu início porque se sabe de antemão que as pessoas vão chegar atrasadas. Não
podemos cair nesta lógica. Que não se castiguem os pontuais, dando este prêmio
aos atrasados.
Além de alguém (que pode ser o coordenador da reunião) para controlar o
tempo dos assuntos em pauta, é necessário que outra pessoa esteja designada
para secretariar a reunião. O registro em ata das deliberações e discussões
representa uma maior possibilidade de que a história seja preservada.
Feitas as discussões, apresentadas as propostas, antes de partir para o
próximo item, é preciso ter certeza de que o ponto em pauta foi compreendido
por todos. Para isso, é aconselhável que se apresente aos participantes uma
síntese do ponto em questão.
Por fim, é preciso e necessário que alguém esteja responsável pelo acompanhamento
de todas as decisões tomadas. Não é necessário que seja uma pessoa só para
todas as decisões. Esta responsabilidade pode ser dividida. Por acompanhamento
se entende monitorar os passos e ações e ajudar na avaliação dos mesmos.
Fonte: E por falar em Pastoral...
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